Nebenkostenabrechnung ohne Belege — müssen Sie zahlen?

Die Nebenkostenabrechnung liegt im Briefkasten — aber stimmen die Zahlen? Darf der Vermieter einfach Beträge nennen, ohne Belege zu liefern? Und was können Mieter tun, wenn sie die Abrechnung nicht nachvollziehen können? In diesem Artikel erklären wir das Recht auf Belegeinsicht, die Grenzen dieses Rechts und wie Mieter es in der Praxis durchsetzen.

Muss der Vermieter Belege mitschicken?

Nein — der Vermieter ist nicht verpflichtet, der Nebenkostenabrechnung automatisch Kopien aller Belege beizufügen. Die Abrechnung selbst muss jedoch formell korrekt sein: Sie muss eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben enthalten und für den Mieter nachvollziehbar sein (BGH, Az. VIII ZR 84/07).

Das bedeutet: Positionen wie "Hausreinigung 1.200,00 €" oder "Versicherungen 850,00 €" müssen als Summe angegeben werden — aber Rechnungen oder Verträge dahinter kommen nur auf Anfrage.

Das Recht auf Belegeinsicht — jetzt in §556 Abs. 4 BGB

Seit dem 1. Januar 2025 ist das Recht auf Belegeinsicht ausdrücklich im Gesetz geregelt: Nach §556 Abs. 4 BGB muss der Vermieter dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege gewähren — er darf sie dabei auch elektronischbereitstellen (etwa als PDF-Scan). Zuvor wurde dasselbe Recht aus der Rechenschaftspflicht des §259 BGB hergeleitet, die weiterhin die dogmatische Grundlage bildet. Das Einsichtsrecht umfasst alle Dokumente, die die abgerechneten Posten belegen:

Kein Anspruch auf Kopien — so entschied der BGH

Der Bundesgerichtshof hat in mehreren Urteilen klargestellt: Der Mieter hat grundsätzlich nur ein Recht auf Einsichtnahme in die Originalbelege — keinen Anspruch auf kostenlose Übersendung von Kopien. (BGH, Az. VIII ZR 78/05)

Ausnahmen: In der Praxis gewähren viele Vermieter dennoch Kopien oder können dazu durch Vereinbarung im Mietvertrag verpflichtet sein. Ist der Mieter ortsabwesend (z. B. dauerhaft im Ausland), hat er möglicherweise einen Anspruch auf Übersendung — die Rechtslage ist hier nicht abschließend geklärt. Im Zweifel lohnt sich eine Anfrage per Einschreiben.

Wie läuft die Belegeinsicht in der Praxis ab?

Mieter fordern Belegeinsicht schriftlich beim Vermieter an. Dieser muss dann einen Termin ermöglichen, zu dem der Mieter die Unterlagen einsehen kann — in der Regel beim Vermieter, der Hausverwaltung oder an einem vereinbarten Ort. Die Einsicht muss in einem angemessenen Zeitraum möglich sein. Eine gesetzliche Frist ist nicht geregelt, in der Praxis gilt jedoch ein Zeitraum von etwa zwei bis vier Wochen als zumutbar.

Der Mieter darf bei der Einsicht Notizen machen und — auf eigene Kosten — Fotos der Belege anfertigen. Das ist ausdrücklich zulässig (BGH, Az. VIII ZR 78/05).

Verweigerung der Belegeinsicht: Was können Mieter tun?

Verweigert der Vermieter die Belegeinsicht ohne nachvollziehbaren Grund, hat der Mieter folgende Möglichkeiten:

Fristen: Wie lange gilt das Recht auf Belegeinsicht?

Das Recht auf Belegeinsicht ist nicht auf die Widerspruchsfrist von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung beschränkt. Es besteht grundsätzlich auch danach — allerdings verliert eine Belegeinsicht praktisch an Bedeutung, wenn die Einwendungsfrist bereits abgelaufen ist. Das Recht auf Einsicht verjährt erst nach 3 Jahren(reguläre Verjährungsfrist nach §195 BGB), gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

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