Nebenkostenabrechnung in 7 Schritten — Frist & Belege

Ab September kommen die Abrechnungen für 2025 ins Haus. Der Vermieter muss sie bis zum 31. Dezember 2026 zustellen (§ 556 Abs. 3 BGB); Ihre Einwendungen haben dann 12 Monate ab Zugang. Diese Seite ist die Anleitung in sieben Schritten — nicht der Online-Checker. Das Werkzeug liegt unter Nebenkostenabrechnung prüfen (Checker). Ob der Betrag überhaupt aus dem Rahmen fällt, ordnet Nebenkostenabrechnung zu hoch ein (Richtwert DMB 2024: Ø 2,67 €/m² warm, bis 3,68 €/m²).

Schritt 1: Fristen prüfen

Als erstes prüfen Sie das Datum der Abrechnung. Der Vermieter muss die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen. Bei einem Abrechnungszeitraum 01.01.–31.12.2025 muss die Abrechnung also bis spätestens 31.12.2026 beim Mieter ankommen.

Kommt die Abrechnung verspätet, verfällt der Nachzahlungsanspruch des Vermieters — Sie müssen keine Nachzahlung leisten. Ihr eigener Anspruch auf Guthaben bleibt jedoch bestehen. Details zu allen Terminen: Fristen der Nebenkostenabrechnung.

Schritt 2: Vollständigkeit der Abrechnung

Eine formell korrekte Nebenkostenabrechnung muss folgende Angaben enthalten:

Fehlt einer dieser Punkte, ist die Abrechnung formell unwirksam (BGH VIII ZR 84/07) — der Nachzahlungsanspruch entsteht erst mit einer korrekten Neuabrechnung, sofern die 12-Monats-Frist noch nicht abgelaufen ist. Nach Fristablauf lässt sich eine formell unwirksame Abrechnung nicht mehr nachbessern; der Nachzahlungsanspruch entfällt dann ganz. Wie alle Pflichtangaben in einer korrekt aufgebauten Abrechnung zusammenspielen, zeigt der Leitfaden zur Nebenkostenabrechnung.

Schritt 3: Umlagefähigkeit der Kostenarten prüfen

Nicht jede Position darf abgerechnet werden. Prüfen Sie jede Kostenart anhand der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Häufig unzulässig abgerechnete Posten:

• Reparatur- und Instandhaltungskosten (z. B. Heizungsreparatur, Dachreparatur)
• Verwaltungskosten (Hausverwaltungsgebühr, Buchführung)
• Bankgebühren und Kontoführungskosten
• Kosten für Leerstände
• Rechtsanwaltskosten oder Mahngebühren
• Kabelanschlusskosten (seit 1. Juli 2024 Ende des Nebenkostenprivilegs nicht mehr umlagefähig)

Schritt 4: Rechenweg nachvollziehen

Überprüfen Sie, ob der Umlageschlüssel korrekt angewendet wurde. Dazu benötigen Sie:

• Die Gesamtkosten je Position (Gesamtgebäude)
• Den angewendeten Verteilungsschlüssel
• Ihre eigene Wohnfläche / Personenzahl / Verbrauchswerte

Schritt 5: Vorauszahlungen abgleichen

Gleichen Sie die in der Abrechnung angegebenen Vorauszahlungen mit Ihren eigenen Kontoauszügen ab. Manchmal werden Zahlungen falsch erfasst oder fehlen ganz — das kann zu einer zu hohen Nachzahlung führen.

Schritt 6: Belegeinsicht anfordern

Sie haben das Recht, die zugrundeliegenden Belege einzusehen (§556 Abs. 4 BGB). Das umfasst: Rechnungen, Verträge, Zählerprotokolle und Lieferscheine. Die Einsicht erfolgt in der Regel beim Vermieter oder der Hausverwaltung — eine Pflicht zur Übersendung von Kopien besteht nicht, wohl aber das Recht auf Einsicht (BGH VIII ZR 78/05). Ein fertiges Anschreiben, das Belegeinsicht und Einspruch verbindet, finden Sie im Einspruch-Musterbrief oder erstellen ihn per Widerspruch-Generator.

Schritt 7: Widerspruch bei Fehlern

Haben Sie Fehler gefunden, müssen Sie innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung schriftlich Widerspruch einlegen. Nach Ablauf dieser Frist verwirken Sie Ihre Einwände — auch wenn die Abrechnung tatsächlich fehlerhaft ist.

Bis zur Klärung können Sie den strittigen Betrag unter Vorbehalt zahlen oder — wenn Sie sicher sind — die Nachzahlung für die fehlerhaften Positionen verweigern. Zahlen Sie immer unter ausdrücklichem Vorbehalt, wenn Sie sich nicht sicher sind. Bei erheblichen Mängeln an der Wohnung können Sie zudem eine Mietminderung berechnen.

Häufige Fragen