Von Laurin Schlereth · · Aktualisiert am · 6 Min. Lesezeit
Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel — korrekt abrechnen
Zieht ein Mieter während des Jahres aus? Zeitanteilige Abrechnung, Leerstand und Zählerstände — worauf Vermieter achten müssen.
Kurz & klar: Bei einem Mieterwechsel im laufenden Jahr wird die Abrechnung nicht geteilt — der Vermieter erstellt weiterhin eine Jahresabrechnung und weist jedem Mieter seinen zeitanteiligen Anteil für die eigene Mietdauer zu. Verbrauchsabhängige Kosten (Heizung, Wasser) werden per Zwischenablesung getrennt, verbrauchsunabhängige Kosten (z. B. Grundsteuer, Versicherung) nach Tagen aufgeteilt. Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur Zwischenabrechnung zum Auszugstag.
Diese Seite ist die Erstellungsseite für Vermieter: zwei Abrechnungen aus einer Jahresrechnung, Zwischenablesung, Leerstand. Was der ausgezogene Mieter tun und lassen sollte, steht unter Nebenkostenabrechnung nach Auszug.
Grundprinzip: Zeitanteilige Abrechnung
Bei einem Mieterwechsel innerhalb des Abrechnungsjahres wird die Abrechnung nicht aufgeteilt — der Vermieter erstellt weiterhin eine einheitliche Jahresabrechnung. Der ausziehende Mieter erhält seinen Anteil zeitanteilig für den Zeitraum seiner Mietdauer. Heikel wird es, wenn Rechnungen jahresübergreifend anfallen: Ob eine Versorger-Nachberechnung ins Jahr der Zahlung oder ins Jahr des Verbrauchs gehört, entscheidet das Abfluss- bzw. Leistungsprinzip — und damit auch, welcher Mieter sie trägt.
BGH: Umlage nach „Personenmonaten" ist zulässig
Bei personenbezogenen Kosten und unterjährigem Wechsel rechnet man am saubersten nach Personenmonatenab: Jede Person zählt für jeden Monat ihres Aufenthalts. Dass diese Methode formell wirksam ist und vom Vermieter nicht einmal näher erläutert werden muss, hat der BGH am 22.10.2014 (Az. VIII ZR 97/14)entschieden — der Schlüssel „Personenmonate" ist weder unverständlich noch undurchsichtig. Eine Abrechnung ist also nicht schon deshalb angreifbar, weil nicht aufgeschlüsselt ist, in welchem Monat wie viele Personen je Wohnung wohnten.
Wann muss die Abrechnung erstellt werden?
Für den ausziehenden Mieter gelten dieselben Fristen wie immer: Die Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Da der Abrechnungszeitraum in der Regel das Kalenderjahr ist, hat der Vermieter also bis zum 31.12. des Folgejahres Zeit — auch wenn der Mieter bereits ausgezogen ist.
Eine frühere Abrechnung direkt bei Auszug ist möglich, aber nicht zwingend. Viele Vermieter erstellen die Abrechnung für alle Mieter gemeinsam am Ende des Jahres.
Zwischenablesung nach §9b HeizkostenV
Bei Heizung und Warmwasser schreibt §9b HeizkostenV die Zwischenablesung der betroffenen Räume vor. Die verbrauchsabhängigen Kosten folgen der Ablesung; die übrigen Wärmekosten werden nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig verteilt, Warmwasser zeitanteilig. Die Einzelheiten — inklusive des Falls, dass eine Zwischenablesung nicht möglich ist — gehören in den Ratgeber Heizkostenverordnung, nicht hierher. Für die Dokumentation der Stände reicht das Übergabeprotokoll.
Verbrauchsabhängige vs. flächenbasierte Kosten
Die Art der Kostenverteilung hängt vom Umlageschlüssel ab:
- Nach Wohnfläche oder Wohneinheiten: Zeitanteilige Aufteilung nach Bewohnungsdauer (z. B. 6/12 für halbes Jahr)
- Nach Personen: Zeitanteilig nach tatsächlicher Belegung
- Verbrauchsabhängig (Heizung, Wasser): Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch laut Zählerstand bei Ein- und Auszug
Vorauszahlungen beim Auszug
Hat der ausziehende Mieter Vorauszahlungen geleistet, die über seinen anteiligen Jahresbetrag hinausgehen, ergibt sich ein Guthaben — das der Vermieter nach der Jahresabrechnung auszahlen muss. Umgekehrt kann auch eine Nachzahlung entstehen.
Vermieter sollten die Kaution des ausgezogenen Mieters nicht voreilig vollständig zurückzahlen — solange die Betriebskostenabrechnung noch aussteht, darf ein angemessener Anteil einbehalten werden (BGH VIII ZR 71/05), bis die nächste Jahresabrechnung vorliegt. Nicht die ganze Kaution und nicht über die Abrechnungsfrist hinaus.
Leerstand zwischen zwei Mietern
Steht die Wohnung zwischen zwei Mietverhältnissen leer, trägt der Vermieter die Betriebskosten für den Leerstandszeitraum selbst. Diese Kosten dürfen nicht auf andere Mieter oder den Nachmieter umgelegt werden.
Bei der Gesamtkostenberechnung für das Gebäude sind die Kosten für leerstehende Wohnungen herauszurechnen oder vom Vermieter zu übernehmen.
Praktisches Vorgehen bei Mieterwechsel
Übernimmt die Hausverwaltung die Neuvermietung, darf sie dafür übrigens keine Vermittlungsprovision berechnen — weder vom neuen Mieter noch vom Vermieter (BGH I ZR 224/25). Was das für schon gezahlte Gebühren bedeutet, steht im Artikel Keine Provision für Hausverwalter bei Neuvermietung.
Häufige Fehler
Häufige Fragen
Muss der ausziehende Mieter seine Abrechnung sofort nach Auszug erhalten?
Nein — der Vermieter kann die Abrechnung wie üblich am Jahresende erstellen. Die 12-Monats-Frist beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums, nicht mit dem Auszug. Eine frühere Zwischenabrechnung ist freiwillig, aber für Vermieter mit guter Dokumentation oft praktikabler.
Wer trägt die Betriebskosten für den Leerstand zwischen zwei Mietern?
Der Vermieter trägt den Leerstandsanteil selbst. Die anteiligen Betriebskosten für leerstehende Wohnungen dürfen nicht auf andere Mieter oder den Nachmieter umgelegt werden. Dies gilt auch dann, wenn die Wohnung nur wenige Wochen leer stand.
Wie lange darf der Vermieter die Kaution nach Auszug einbehalten?
Solange die Betriebskostenabrechnung noch aussteht, darf ein angemessener Anteil der Kaution einbehalten werden (BGH VIII ZR 71/05) — bis zur nächsten Jahresabrechnung, nicht pauschal „ein halbes Jahr nach Auszug“. Nach Vorlage der endgültigen Abrechnung muss der Rest zuzüglich Zinsen ausgezahlt werden.
Was gilt, wenn die Zählerstände beim Auszug nicht dokumentiert wurden?
Ohne dokumentierte Zählerstände muss der Verbrauch geschätzt werden — das ist streitanfällig. Im Zweifel wird der Jahresverbrauch zeitanteilig aufgeteilt, was ungenau ist. Deshalb sollte beim Übergabeprotokoll immer der aktuelle Stand aller Verbrauchszähler vermerkt und von beiden Parteien unterzeichnet werden.
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