10. März 2026 · 5 Min. Lesezeit
Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel — korrekt abrechnen
Zieht ein Mieter während des Jahres aus? Zeitanteilige Abrechnung, Leerstand und Zählerstände — worauf Vermieter achten müssen.
Zieht ein Mieter während des laufenden Abrechnungsjahres aus oder ein, stellt die Nebenkostenabrechnung viele Vermieter vor Fragen: Wer bekommt welche Abrechnung? Wie werden Kosten aufgeteilt? Wir erklären das korrekte Vorgehen.
Grundprinzip: Zeitanteilige Abrechnung
Bei einem Mieterwechsel innerhalb des Abrechnungsjahres wird die Abrechnung nicht aufgeteilt — der Vermieter erstellt weiterhin eine einheitliche Jahresabrechnung. Der ausziehende Mieter erhält seinen Anteil zeitanteilig für den Zeitraum seiner Mietdauer.
Wann muss die Abrechnung erstellt werden?
Für den ausziehenden Mieter gelten dieselben Fristen wie immer: Die Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Da der Abrechnungszeitraum in der Regel das Kalenderjahr ist, hat der Vermieter also bis zum 31.12. des Folgejahres Zeit — auch wenn der Mieter bereits ausgezogen ist.
Eine frühere Abrechnung direkt bei Auszug ist möglich, aber nicht zwingend. Viele Vermieter erstellen die Abrechnung für alle Mieter gemeinsam am Ende des Jahres.
Verbrauchsabhängige vs. flächenbasierte Kosten
Die Art der Kostenverteilung hängt vom Umlageschlüssel ab:
- Nach Wohnfläche oder Wohneinheiten: Zeitanteilige Aufteilung nach Bewohnungsdauer (z. B. 6/12 für halbes Jahr)
- Nach Personen: Zeitanteilig nach tatsächlicher Belegung
- Verbrauchsabhängig (Heizung, Wasser): Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch laut Zählerstand bei Ein- und Auszug
Vorauszahlungen beim Auszug
Hat der ausziehende Mieter Vorauszahlungen geleistet, die über seinen anteiligen Jahresbetrag hinausgehen, ergibt sich ein Guthaben — das der Vermieter nach der Jahresabrechnung auszahlen muss. Umgekehrt kann auch eine Nachzahlung entstehen.
Vermieter sollten die Kaution des ausgezogenen Mieters nicht voreilig zurückzahlen — solange die Betriebskostenabrechnung noch aussteht, darf ein angemessener Anteil einbehalten werden. Üblich sind 3–6 Monate nach Auszug als Puffer, bis die endgültige Abrechnung vorliegt.
Leerstand zwischen zwei Mietern
Steht die Wohnung zwischen zwei Mietverhältnissen leer, trägt der Vermieter die Betriebskosten für den Leerstandszeitraum selbst. Diese Kosten dürfen nicht auf andere Mieter oder den Nachmieter umgelegt werden.
Bei der Gesamtkostenberechnung für das Gebäude sind die Kosten für leerstehende Wohnungen herauszurechnen oder vom Vermieter zu übernehmen.
Praktisches Vorgehen bei Mieterwechsel
Häufige Fragen
Muss der ausziehende Mieter seine Abrechnung sofort nach Auszug erhalten?
Nein — der Vermieter kann die Abrechnung wie üblich am Jahresende erstellen. Die 12-Monats-Frist beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums, nicht mit dem Auszug. Eine frühere Zwischenabrechnung ist freiwillig, aber für Vermieter mit guter Dokumentation oft praktikabler.
Wer trägt die Betriebskosten für den Leerstand zwischen zwei Mietern?
Der Vermieter trägt den Leerstandsanteil selbst. Die anteiligen Betriebskosten für leerstehende Wohnungen dürfen nicht auf andere Mieter oder den Nachmieter umgelegt werden. Dies gilt auch dann, wenn die Wohnung nur wenige Wochen leer stand.
Wie lange darf der Vermieter die Kaution nach Auszug einbehalten?
Solange die Betriebskostenabrechnung noch aussteht, darf ein angemessener Anteil der Kaution einbehalten werden — üblicherweise werden 3–6 Monate nach Auszug als Puffer akzeptiert. Nach Vorlage der endgültigen Abrechnung muss die Kaution zuzüglich etwaiger Zinsen ausgezahlt werden.
Was gilt, wenn die Zählerstände beim Auszug nicht dokumentiert wurden?
Ohne dokumentierte Zählerstände muss der Verbrauch geschätzt werden — das ist streitanfällig. Im Zweifel wird der Jahresverbrauch zeitanteilig aufgeteilt, was ungenau ist. Deshalb sollte beim Übergabeprotokoll immer der aktuelle Stand aller Verbrauchszähler vermerkt und von beiden Parteien unterzeichnet werden.