Von Laurin Schlereth · 09. März 2026 · 6 Min. Lesezeit
Welche Nebenkosten dürfen auf Mieter umgelegt werden?
Als Vermieter dürfen Sie nicht alle Kosten umlegen. Welche Betriebskosten nach BetrKV umlagefähig sind und worauf Sie achten müssen.
Als Vermieter stehen Sie jährlich vor der Frage: Welche Kosten darf ich eigentlich auf meinen Mieter umlegen? Die Antwort regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV) in Verbindung mit §556 BGB. Nicht jede Ausgabe rund ums Haus ist umlagefähig — wer falsch abrechnet, riskiert Einwände vom Mieter oder muss Beträge zurückzahlen. Eine vollständige Nebenkostenabrechnung erstellen können Sie direkt mit unserem kostenlosen Wizard.
Was sind Betriebskosten?
Betriebskosten sind laufende Kosten, die durch den Gebrauch des Gebäudes und des Grundstücks entstehen. Entscheidend: Es müssen laufende Kosten sein — einmalige Reparaturen oder Instandhaltungskosten sind nicht umlagefähig, auch wenn sie teuer sind. Eine detaillierte Übersicht aller Kostenarten bietet der Artikel zur Betriebskostenverordnung.
Die umlagefähigen Betriebskosten im Überblick
Bei der Schornsteinreinigung lohnt ein genauer Blick: Umlagefähig sind nur die wiederkehrenden Kehr- und Messgebühren, nicht die einmalige Abnahme einer neuen Feuerstätte — die Details samt Doppelabrechnungs-Falle erklärt der Artikel Schornsteinfegerkosten in den Nebenkosten.
Grundsteuer 2025: die erste Abrechnung mit reformierten Werten
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die reformierte Grundsteuer. Die Abrechnungen, die im Herbst 2026 für das Kalenderjahr 2025 verschickt werden, enthalten damit erstmals die neu berechneten Beträge. Je nach Bundesland, Lage und Hebesatz der Gemeinde kann die Grundsteuer gegenüber dem Vorjahr spürbar steigen oder sinken — eine Abweichung allein ist also kein Abrechnungsfehler. Die Grundsteuer bleibt nach §2 Nr. 1 BetrKV in voller Höhe umlagefähig; Sie übernehmen exakt den vom Finanzamt festgesetzten Betrag.
Ein häufiges Praxisproblem: Viele Grundsteuerbescheide sind noch nicht bestandskräftig, weil Eigentümer Einspruch eingelegt haben. Der BGH hat dazu klargestellt (Urteil vom 20.05.2026, VIII ZR 6/24): Der Einspruch des Vermieters gegen den Grundsteuerbescheid ist ein von ihm nicht zu vertretendes Abrechnungshindernis. Er darf die Grundsteuer zunächst mit dem vorläufigen Wert abrechnen und nach der Einspruchsentscheidung nachfordern — die dreimonatige Nachforderungsfrist (§556 Abs. 3 S. 2 BGB) beginnt dann erst mit dieser Entscheidung, nicht mit Ablauf der regulären Zwölfmonatsfrist. Mieter können die Herleitung des Betrags per Belegeinsicht anhand des Grundsteuerbescheids nachvollziehen.
CO₂-Abgabe: Besondere Regelung seit 2023
Seit dem 1. Januar 2023 gilt das CO2-Kostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG). Es regelt, wie die CO₂-Abgabe auf fossile Brennstoffe (Erdgas, Heizöl, Flüssiggas) zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt wird. Die Aufteilung richtet sich nach der energetischen Qualität des Gebäudes:
| CO₂-Emissionen (kg CO₂/m²·a) | Vermieteranteil | Mieteranteil |
|---|---|---|
| < 12 | 0 % | 100 % |
| 12 bis < 17 | 10 % | 90 % |
| 17 bis < 22 | 20 % | 80 % |
| 22 bis < 27 | 30 % | 70 % |
| 27 bis < 32 | 40 % | 60 % |
| 32 bis < 37 | 50 % | 50 % |
| 37 bis < 42 | 60 % | 40 % |
| 42 bis < 47 | 70 % | 30 % |
| 47 bis < 52 | 80 % | 20 % |
| ≥ 52 | 95 % | 5 % |
Logik: Je schlechter die Energieeffizienz des Gebäudes, desto mehr trägt der Vermieter — da er für die energetische Qualität verantwortlich ist. Bei einem Effizienzhaus (unter 12 kg CO₂/m²·a) zahlt der Mieter hingegen die gesamte CO₂-Abgabe, weil das Gebäude bereits gut gedämmt ist und der Verbrauch allein am Nutzerverhalten liegt.
Die CO₂-Emissionen des Gebäudes sind im Energieausweis oder der Heizkostenabrechnung des Energieversorgers ausgewiesen. Vermieter müssen die Aufteilung in der Nebenkostenabrechnung gesondert ausweisen — fehlt dieser Nachweis, hat der Mieter ein Kürzungsrecht von 3 % auf die Heizkosten (§7 CO2KostAufG).
Was ist nicht umlagefähig?
Folgende Kosten müssen Vermieter selbst tragen:
- Instandhaltungs- und Reparaturkosten (z. B. defekte Heizung, undichtes Dach)
- Verwaltungskosten (Buchhaltung, Hausverwaltung)
- Kosten für Leerstände
- Einmalige Modernisierungsmaßnahmen
- Kontoführungsgebühren
Welcher Umlageschlüssel gilt?
Ist kein Umlageschlüssel im Mietvertrag vereinbart, gilt nach §556a BGB die Wohnfläche als gesetzlicher Standard. Häufig verwendete Schlüssel sind:
- Wohnfläche — anteilig nach m² der Wohnung
- Wohneinheiten — gleichmäßig auf alle Wohnungen
- Personenanzahl — nach Anzahl der Bewohner
- Verbrauch — nach individuellem Verbrauch (z. B. Heizung, Wasser)
Ein häufiger Streitpunkt bei gemischt genutzten Gebäuden (Wohnungen plus Gewerbe): Führt die reine Flächenverteilung dazu, dass die Wohnungsmieter erheblich mit Gewerbekosten belastet werden, ist ein Vorwegabzug der Gewerbekosten geboten (BGH, Urteil vom 11.08.2010, VIII ZR 45/10). Fehlt er, wird die Abrechnung allerdings nicht automatisch unwirksam — die erhebliche Mehrbelastung muss der Mieter darlegen. Welcher Schlüssel wann sinnvoll ist und wie Sie ihn korrekt anwenden, vertieft der Beitrag zum Umlageschlüssel bei Nebenkosten.
Fristen bei der Nebenkostenabrechnung
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§556 Abs. 3 BGB). Für das Abrechnungsjahr 2025 heißt das konkret: bis zum 31. Dezember 2026. Verpassen Sie diese Frist, verfällt Ihr Anspruch auf Nachzahlungen — auch wenn der Mieter tatsächlich zu wenig gezahlt hat (Ausnahme: das nicht zu vertretende Abrechnungshindernis beim Grundsteuer-Einspruch, siehe oben). Der Mieter hat dann seinerseits noch 12 Monate Zeit, Einwände zu erheben. Wie Sie von der Kostenaufstellung bis zum Versand vorgehen, führt der große Nebenkostenabrechnungs-Leitfaden Schritt für Schritt durch.
Häufige Fragen
Welche Kosten darf der Vermieter grundsätzlich nicht auf den Mieter umlegen?
Nicht umlagefähig sind nach §1 Abs. 2 BetrKV Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Buchführung), Instandhaltungs- und Reparaturkosten, Kosten für Leerstände und einmalige Modernisierungsmaßnahmen. Diese Kosten muss der Vermieter selbst tragen — auch wenn sie im Einzelfall sehr hoch sind.
Was passiert, wenn der Vermieter nicht umlagefähige Kosten abrechnet?
Der Mieter kann innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung schriftlich Widerspruch einlegen und die betreffenden Positionen beanstanden. Zu Unrecht gezahlte Beträge kann er zurückfordern. Empfehlenswert ist, unter Vorbehalt zu zahlen und gleichzeitig Belegeinsicht zu beantragen.
Gilt der Umlageschlüssel aus dem Mietvertrag oder das Gesetz?
Der vertraglich vereinbarte Umlageschlüssel geht vor. Fehlt eine Vereinbarung, gilt nach §556a BGB die Wohnfläche als gesetzlicher Standardschlüssel. Einen einmal vereinbarten Schlüssel kann der Vermieter nicht einseitig ändern — das erfordert immer eine neue Vereinbarung mit dem Mieter.
Muss der Mieter die CO₂-Abgabe vollständig zahlen?
Nein. Seit dem 1. Januar 2023 regelt das CO2-Kostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) eine gestaffelte Aufteilung zwischen Vermieter und Mieter. Je schlechter die Energieeffizienz des Gebäudes, desto mehr trägt der Vermieter — bis zu 95 % bei sehr schlecht gedämmten Gebäuden (ab 52 kg CO₂/m²·a). Bei Effizienzgebäuden unter 12 kg CO₂/m²·a zahlt der Mieter den vollen Betrag.
Darf der Vermieter Heizkosten vollständig nach Wohnfläche aufteilen?
Nein. Die Heizkostenverordnung (HeizkostenVO) schreibt vor, dass Heizkosten zu mindestens 50 % nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden müssen. Hält sich der Vermieter nicht daran, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil nach §12 HeizkostenVO um 15 % kürzen.