13. März 2026 · 5 Min. Lesezeit
Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung — was ist umlagefähig?
Hausmeisterkosten abrechnen: Was ist umlagefähig? Abgrenzung zu Reparaturen, Mischkostenaufteilung und das Wirtschaftlichkeitsgebot erklärt.
Der Hausmeister gehört in vielen Mehrfamilienhäusern zum Alltag — aber nicht alle Kosten, die er verursacht, dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Die Abgrenzung zwischen umlagefähigen Hausmeisterdiensten und nicht umlagefähigen Reparaturleistungen ist in der Praxis eine der häufigsten Fehlerquellen in der Nebenkostenabrechnung.
Was sind umlagefähige Hausmeisterkosten?
Hausmeisterkosten sind in §2 Nr. 14 BetrKV als umlagefähige Betriebskosten anerkannt — allerdings nur für Tätigkeiten, die typischerweise als laufende Betriebskosten gelten. Dazu gehören:
Was ist nicht umlagefähig?
Führt der Hausmeister Reparaturen oder Instandhaltungsarbeiten durch, sind diese Kosten nicht umlagefähig — unabhängig davon, ob er fest angestellt oder auf Honorarbasis tätig ist. Nicht abrechenbar sind:
- Reparatur von Gemeinschaftsanlagen (z. B. defekte Türschließer, Heizungsreparatur)
- Malerarbeiten und Renovierungsarbeiten
- Montage und Demontage von Einrichtungsgegenständen
- Verwaltungsaufgaben (z. B. Erstellen von Abrechnungen, Mieterkorrespondenz)
Mischkosten: So teilen Sie korrekt auf
Viele Hausmeister erledigen sowohl umlagefähige als auch nicht umlagefähige Tätigkeiten. In diesem Fall müssen die Kosten aufgeteilt werden. Der Vermieter ist verpflichtet, den umlagefähigen Anteil nachvollziehbar zu dokumentieren — zum Beispiel durch eine Tätigkeitsliste oder einen prozentualen Aufteilungsschlüssel.
Ohne Nachweis kann der Mieter die gesamten Hausmeisterkosten anfechten. Gerichte akzeptieren in der Regel eine pauschale Schätzung (z. B. 80 % Betriebskosten, 20 % Reparaturen), wenn sie plausibel begründet ist.
Hausmeister vs. Fachfirma: Was gilt?
Ob der Hausmeister fest angestellt, geringfügig beschäftigt oder als externe Dienstleistungsfirma beauftragt ist, ändert nichts an der Umlagefähigkeit. Entscheidend ist ausschließlich die Art der Tätigkeit, nicht die Vertragsform.
Bei einem fest angestellten Hausmeister dürfen anteilige Lohnkosten, Sozialversicherungsbeiträge und Sachkosten (z. B. Reinigungsmittel) auf die Mieter umgelegt werden — jedoch nur für den betriebskostenfähigen Anteil.
Wirtschaftlichkeitsgebot beachten
Der Vermieter muss beim Einsatz eines Hausmeisters das Wirtschaftlichkeitsgeboteinhalten. Sind die Hausmeisterkosten deutlich höher als ortsübliche Vergleichspreise für dieselben Leistungen, kann der Mieter die Mehrkosten beanstanden. Ein Vergleich mit Fachbetrieben oder ortsüblichen Tarifen ist dabei maßgeblich.