Hausverwaltungskosten — warum sie nicht umlagefähig sind

§1 Abs. 2 BetrKV schließt Verwaltungskosten ausdrücklich aus. Trotzdem tauchen sie in vielen Abrechnungen auf. Wir erklären was nicht umlagefähig ist und wie Mieter falsch abgerechnete Posten anfechten.

Hausverwaltungskosten — nicht umlagefähig

Viele Vermieter begehen denselben Fehler: Sie rechnen die Kosten für die Hausverwaltung in der Nebenkostenabrechnung ab. Das ist unzulässig. Hausverwaltungskosten gehören zu den nicht umlagefähigen Kosten, die der Vermieter selbst tragen muss. Wir erklären warum — und wie Sie als Mieter solche Posten erkennen und anfechten.

Was sagt das Gesetz?

§1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV schließt Verwaltungskosten ausdrücklich aus dem Kreis der umlagefähigen Betriebskosten aus. Der Gesetzgeber zählt dazu:

Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen
Kosten der Aufsicht über das Gebäude
Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses
Kosten der Geschäftsführung

Kurz gesagt: Alles, was mit der kaufmännischen Verwaltung der Immobilie zu tun hat, ist Vermietersache.

Konkrete Beispiele — nicht umlagefähig

Honorar für eine externe Hausverwaltung (Hausverwaltungsgesellschaft)
Buchführungskosten, Kontoführungsgebühren für Mietkonten
Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung selbst
Kosten für Inkasso oder Mahnwesen
Rechtsanwaltskosten im Zusammenhang mit Mietstreitigkeiten
Verwaltungsanteil des Hausmeisters (nur Verwaltungsaufgaben — nicht Hausmeistertätigkeiten)

Abgrenzung: Was ist umlagefähig?

Der häufigste Streitpunkt ist der Hausmeister. Hier gilt: Nur der Anteil für tatsächlich erbrachte handwerkliche und pflegerische Tätigkeiten ist umlagefähig (§2 Nr. 14 BetrKV). Wenn der Hausmeister aber auch Verwaltungsaufgaben übernimmt (z. B. Mietinkasso, Schlüsselverwaltung, Abrechnung), muss der Vermieter diesen Anteil herausrechnen.

Konkret umlagefähig sind u. a.:

Pflege der Außenanlagen und des Treppenhauses
Kleinreparaturen im Rahmen der Hausmeistertätigkeit
Ablesen von Zählerständen (Verbrauchserfassung)
Überwachung von haustechnischen Anlagen

Was tun wenn Verwaltungskosten abgerechnet werden?

Wenn Sie in Ihrer Nebenkostenabrechnung Posten wie „Hausverwaltung", „Verwaltungskosten" oder „Betreuungskosten" finden, gehen Sie so vor:

Belegeinsicht beantragen: Fordern Sie schriftlich Einsicht in die Originalbelege — §259 BGB gibt Ihnen dieses Recht.
Schriftlich widersprechen: Widersprechen Sie der Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt. Beziehen Sie sich auf §1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV.
Zahlung einbehalten: Sie können den entsprechenden Betrag einbehalten oder — wenn Sie bereits gezahlt haben — zurückfordern.

Tipp: Bei einem Streitwert unter 1.000 € ist das Amtsgericht zuständig — viele Mietervereine helfen mit einer kostengünstigen Erstberatung.

Zusammenfassung

Hausverwaltungskosten sind nach §1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich nicht umlagefähig
Das gilt für Hausverwaltungsgesellschaften, Buchführung und Verwaltungsaufwand
Hausmeisterkosten sind nur umlagefähig, soweit sie keine Verwaltungstätigkeit betreffen
Mieter können falsch abgerechnete Posten innerhalb von 12 Monaten anfechten