Von Laurin Schlereth · 14. März 2026 · 5 Min. Lesezeit

Hausverwaltungskosten — warum sie nicht umlagefähig sind

Hausverwaltungskosten sind nach §1 BetrKV nicht umlagefähig — trotzdem stehen sie in Abrechnungen. So erkennen Mieter falsch berechnete Verwaltungsposten.

Kurzantwort: Hausverwaltungskosten sind nicht umlagefähig — §1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV schließt Verwaltungskosten ausdrücklich aus. Dazu zählen die Kosten des Hausverwalters, Kontoführung, Porto sowie der Aufwand für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung selbst. Der Vermieter muss sie aus eigener Tasche tragen; eine pauschale „Verwaltungskostenpauschale" im Wohnraum-Mietvertrag ist unwirksam.

Viele Vermieter begehen denselben Fehler: Sie rechnen die Kosten für die Hausverwaltung in der Nebenkostenabrechnung ab. Das ist unzulässig. Hausverwaltungskosten gehören zu den nicht umlagefähigen Kosten, die der Vermieter selbst tragen muss. Dieser Artikel erklärt warum — und wie Sie als Mieter solche Posten erkennen und anfechten.

Was sagt das Gesetz?

§1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV schließt Verwaltungskosten ausdrücklich aus dem Kreis der umlagefähigen Betriebskosten aus. Der Gesetzgeber zählt dazu:

Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen
Kosten der Aufsicht über das Gebäude
Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses
Kosten der Geschäftsführung

Kurz gesagt: Alles, was mit der kaufmännischen Verwaltung der Immobilie zu tun hat, ist Vermietersache.

Konkrete Beispiele — nicht umlagefähig

Honorar für eine externe Hausverwaltung (Hausverwaltungsgesellschaft)
Buchführungskosten, Kontoführungsgebühren für Mietkonten
Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung selbst
Kosten für Inkasso oder Mahnwesen
Rechtsanwaltskosten im Zusammenhang mit Mietstreitigkeiten
Verwaltungsanteil des Hausmeisters (nur Verwaltungsaufgaben — nicht Hausmeistertätigkeiten)

Auch gegenüber dem Vermieter sind der Verwaltung Grenzen gesetzt: Für die Neuvermietung darf die Hausverwaltung keine Vermittlungsprovision berechnen — der BGH hat das 2026 klargestellt (I ZR 224/25), gezahlte Provisionen sind rückforderbar. Details im Artikel BGH: Keine Provision für Hausverwalter bei Neuvermietung.

Abgrenzung: Was ist umlagefähig?

Der häufigste Streitpunkt ist der Hausmeister. Hier gilt: Nur der Anteil für tatsächlich erbrachte handwerkliche und pflegerische Tätigkeiten ist umlagefähig (§2 Nr. 14 BetrKV). Wenn der Hausmeister aber auch Verwaltungsaufgaben übernimmt (z. B. Mietinkasso, Schlüsselverwaltung, Abrechnung), muss der Vermieter diesen Anteil herausrechnen.

BGH-Beispiel: die „Notdienstpauschale"

Wie scharf die Grenze verläuft, zeigt ein BGH-Urteil (BGH, Urteil v. 18.12.2019 – VIII ZR 62/19): Eine in der Abrechnung gesondert ausgewiesene „Hausmeister-Notdienstpauschale" — also die reine Bereitschaft des Hausmeisters, außerhalb der Geschäftszeiten erreichbar zu sein und im Störfall eine Fachfirma zu verständigen — ist nicht umlagefähig. Diese Erreichbarkeit gehört nach Auffassung des BGH zur Organisations- und damit zur Verwaltungsaufgabedes Vermieters, nicht zur eigentlichen Hauswartstätigkeit. Steht ein solcher Posten in Ihrer Abrechnung, ist er also herauszurechnen.

Konkret umlagefähig sind u. a.:

Pflege der Außenanlagen und des Treppenhauses
Kleinreparaturen im Rahmen der Hausmeistertätigkeit
Ablesen von Zählerständen (Verbrauchserfassung)
Überwachung von haustechnischen Anlagen

Was tun, wenn Verwaltungskosten abgerechnet werden?

Wenn Sie in Ihrer Nebenkostenabrechnung Posten wie „Hausverwaltung", „Verwaltungskosten" oder „Betreuungskosten" finden, gehen Sie so vor:

Belegeinsicht beantragen: Fordern Sie schriftlich Einsicht in die Originalbelege — §556 Abs. 4 BGB gibt Ihnen dieses Recht.
Schriftlich widersprechen: Widersprechen Sie der Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt. Beziehen Sie sich auf §1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV.
Zahlung einbehalten: Sie können den entsprechenden Betrag einbehalten oder — wenn Sie bereits gezahlt haben — zurückfordern.

Tipp: Bei einem Streitwert unter 1.000 € ist das Amtsgericht zuständig — viele Mietervereine helfen mit einer kostengünstigen Erstberatung.

Zusammenfassung

Hausverwaltungskosten sind nach §1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich nicht umlagefähig
Das gilt für Hausverwaltungsgesellschaften, Buchführung und Verwaltungsaufwand
Hausmeisterkosten sind nur umlagefähig, soweit sie keine Verwaltungstätigkeit betreffen
Mieter können falsch abgerechnete Posten innerhalb von 12 Monaten anfechten

Häufige Fragen

Darf der Vermieter die Hausverwaltungskosten trotzdem in die Abrechnung aufnehmen?

Nein. §1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV schließt Verwaltungskosten ausdrücklich aus. Eine entsprechende Klausel im Mietvertrag wäre nach §307 BGB unwirksam, da sie den Mieter unangemessen benachteiligt.

Was gilt, wenn der Hausmeister sowohl Verwaltungs- als auch Hausmeisteraufgaben übernimmt?

Der Vermieter muss den Verwaltungsanteil herausrechnen und darf nur den Anteil für handwerkliche und pflegerische Tätigkeiten umlegen. Ein pauschaler Ansatz ohne Aufschlüsselung ist unzulässig (§2 Nr. 14 BetrKV).

Wie lange kann ich als Mieter gegen eine fehlerhafte Abrechnung vorgehen?

Sie haben 12 Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit, schriftlich Widerspruch einzulegen. Nach Ablauf dieser Frist ist der Widerspruch grundsätzlich ausgeschlossen, das Guthaben bleibt aber fällig.

Kann ich die Zahlung verweigern, wenn unzulässige Verwaltungskosten abgerechnet werden?

Ja, Sie können den entsprechenden Betrag einbehalten und schriftlich widersprechen. Beziehen Sie sich dabei auf §1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV. Wenn Sie bereits gezahlt haben, können Sie den Betrag zurückfordern.

Sind die Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung selbst umlagefähig?

Nein. Die Kosten für die Erstellung der Abrechnung zählen zur Verwaltung und sind nach §1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV nicht umlagefähig. Das gilt unabhängig davon, ob der Vermieter selbst oder eine externe Verwaltung abrechnet.