Nebenkostenabrechnung: Nachzahlung oder Guthaben — was tun?

Die Nebenkostenabrechnung liegt auf dem Tisch — und zeigt entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben. Was bedeutet das konkret, welche Fristen gelten, und was können Vermieter und Mieter tun? Wir erklären beide Szenarien.

Wie entsteht eine Nachzahlung?

Eine Nachzahlung entsteht, wenn die tatsächlichen Betriebskosten höher ausgefallen sind als die monatlichen Vorauszahlungen des Mieters. Typische Ursachen:

• Gestiegene Energiepreise (Heizung, Warmwasser)
• Höhere Versicherungsprämien
• Unvorhergesehene Kosten (z. B. erhöhte Wassergebühren)
• Zu niedrig angesetzte Vorauszahlungen

Frist für die Nachzahlung (Mieter)

Nach Erhalt der Abrechnung hat der Mieter üblicherweise 30 Tage Zeit, die Nachzahlung zu leisten — sofern im Mietvertrag keine andere Frist vereinbart ist. Eine gesetzlich festgelegte Zahlungsfrist gibt es nicht, aber nach der Rechtsprechung gilt 30 Tage als angemessen.

Kann der Vermieter die Vorauszahlung erhöhen?

Ja — nach einer Abrechnung mit Nachzahlung kann der Vermieter die monatlichen Vorauszahlungen anpassen (§560 Abs. 4 BGB). Die Erhöhung muss angemessen sein, d. h. die neue Vorauszahlung soll die voraussichtlichen tatsächlichen Kosten abdecken. Eine Ankündigungsfrist ist nicht erforderlich, die Erhöhung gilt ab dem übernächsten Monat nach Zugang der Erklärung.

Guthaben: Was passiert, wenn der Mieter zu viel gezahlt hat?

Ist das Ergebnis positiv — hat der Mieter also mehr Vorauszahlungen geleistet als Kosten angefallen sind — entsteht ein Guthaben. Der Vermieter muss dieses unverzüglich nach Erstellung der Abrechnung auszahlen.

Eine gesetzliche Auszahlungsfrist gibt es nicht, aber nach der Rechtsprechung gilt ein Zeitraum von 30 Tagen nach Zugang der Abrechnung als angemessen. Zahlt der Vermieter nicht rechtzeitig, gerät er automatisch in Verzug.

Verrechnung statt Auszahlung

Vermieter können ein Guthaben mit anderen offenen Forderungen des Mieters verrechnen — etwa mit rückständiger Miete. Eine einseitige Verrechnung ohne Information des Mieters ist jedoch nicht zulässig. Der Mieter muss über die Verrechnung informiert werden.

Kann der Vermieter die Vorauszahlung senken?

Nach einer Abrechnung mit Guthaben kann auch der Mieter eine Anpassung der Vorauszahlungen nach unten verlangen (§560 Abs. 4 BGB). Dieses Recht gilt für beide Seiten symmetrisch. Der Mieter sollte die Absenkung schriftlich beantragen.

Verjährung von Nachzahlungsansprüchen

Nachzahlungsansprüche aus der Betriebskostenabrechnung verjähren nach 3 Jahren (§195 BGB), beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung erteilt wurde. Eine Abrechnung für 2024, die im Mai 2025 erteilt wird, verjährt also am 31.12.2028.

Auf einen Blick