Nebenkostenabrechnung nach Auszug — Rechte und Pflichten

Die Abrechnungsfrist läuft nach dem Abrechnungszeitraum, nicht nach dem Auszug. Wir erklären zeitanteilige Abrechnung, Kautionseinbehalt, neue Adresse und was bei nicht erreichbarem Vermieter zu tun ist.

Der Mieter ist ausgezogen — aber die Betriebskosten für das Wohnjahr stehen noch aus. Wann muss der Vermieter abrechnen? Darf er die Kaution einbehalten, bis die Abrechnung vorliegt? Und was passiert, wenn der ausgezogene Mieter nicht mehr erreichbar ist? Dieser Artikel erklärt alle wichtigen Aspekte der Nebenkostenabrechnung nach einem Mieterwechsel — für Vermieter und Mieter.

Wann muss die Abrechnung nach dem Auszug erstellt werden?

Die Abrechnungsfrist nach §556 Abs. 3 BGB richtet sich nach dem Ende des Abrechnungszeitraums — nicht nach dem Auszugsdatum. Das ist ein häufiger Irrtum. Wenn der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr ist, muss die Abrechnung dem ausgezogenen Mieter bis zum 31. Dezember des Folgejahres zugehen.

Beispiel: Auszug im Laufe des Jahres

Abrechnungszeitraum: 01.01.2024 – 31.12.2024

Mieter ausgezogen am: 30.06.2024

Abrechnungsfrist für NK: bis 31.12.2025

Der Vermieter hat also bis Ende 2025 Zeit, die NK für 2024 abzurechnen — auch wenn der Mieter schon seit über einem Jahr ausgezogen ist.

Zeitanteilige Abrechnung bei unterjährigem Auszug

Zieht ein Mieter unterjährig aus, muss die Abrechnung zeitanteiligerfolgen. Der ausgezogene Mieter zahlt nur die Kosten anteilig für die Monate, in denen er tatsächlich Mieter war. Die Berechnung hängt vom jeweiligen Umlageschlüssel ab:

Wohnfläche (Zeitanteil): Kosten werden zunächst nach Wohnfläche aufgeteilt, dann der Anteil des ausgezogenen Mieters zeitanteilig auf seine Mietdauer gekürzt.

Verbrauchsabhängig (Zählerstand): Bei Wasseruhren oder Heizkostenverteilern muss beim Auszug ein Zwischenablesetermin stattfinden. Der Verbrauch bis zum Auszugstermin wird direkt zugeordnet.

Personen (zeitanteilig): Kosten, die nach Personenzahl umgelegt werden, werden auf Basis der Monate mit entsprechender Belegung berechnet.

Beispielrechnung: Zeitanteilige Abrechnung

Gesamtjahreskosten Wasser (Haus): 1.200,00 €

Anteil Wohnung (70 m² / 350 m²): 240,00 €

Mieter war 6/12 Monate im Haus:

Anteil ausgezogener Mieter: 120,00 €

Anteil Nachmieter (6 Monate): 120,00 €

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Vorauszahlungen ausgezogener Mieter: 108,00 €

Nachzahlung: 12,00 €

Kaution: Darf der Vermieter sie einbehalten?

Der Vermieter darf die Mietkaution nach dem Auszug für eine angemessene Zeit einbehalten, um eventuelle Nebenkostennachforderungen zu sichern. Die Rechtsprechung hat dafür Leitlinien entwickelt:

Bis zur Abrechnung einbehalten erlaubt: Der Vermieter darf einen Teil der Kaution einbehalten, solange die NK-Abrechnung noch aussteht — aber nur in Höhe der realistisch zu erwartenden Nachzahlung.

Typischer Einbehalt: 3–6 Monate nach Auszug: In der Praxis wird ein Einbehalt von 3–6 Monatsvorauszahlungen als angemessene Sicherheitsleistung angesehen (BGH VIII ZR 71/15).

Rest der Kaution muss zeitnah zurück: Den nicht benötigten Teil der Kaution muss der Vermieter zeitnah nach dem Auszug zurückzahlen — typisch ist eine Frist von 4–6 Wochen für offensichtlich nicht streitige Teile.

Keine unbegrenzte Einbehaltung: Der Vermieter darf die Kaution nicht beliebig lang einbehalten. Nach Ablauf der Abrechnungsfrist (12 Monate nach Periodenende) muss er abrechnen und die Kaution freigeben.

Neue Adresse des Mieters mitteilen — und einfordern

Damit die Abrechnung den ausgezogenen Mieter erreicht, ist es wichtig, die neue Adresse zu kennen. Als ausgezogener Mieter sollten Sie Ihrem alten Vermieter die neue Anschrift mitteilen — schriftlich und nachweisbar. Ohne korrekte Adresse kann die Abrechnung nicht fristgerecht zugestellt werden.

Als Vermieter sollten Sie die neue Adresse beim Auszug dokumentieren und im Übergabeprotokoll festhalten. Ist der Mieter nicht mehr erreichbar, kann der Vermieter beim Einwohnermeldeamt eine Auskunft über die neue Adresse beantragen.

Was wenn der Vermieter nicht erreichbar ist?

Ausgezogene Mieter haben manchmal das umgekehrte Problem: Sie warten auf ihr Guthaben, aber der Vermieter meldet sich nicht. In diesem Fall:

Schriftlich anfordern (Einschreiben): Fordern Sie die NK-Abrechnung und die Kautionsrückzahlung per Einschreiben an. Setzen Sie eine konkrete Frist (z. B. 4 Wochen).

Nach Fristablauf mahnen: Schicken Sie eine Mahnung, wenn der Vermieter nicht reagiert. Dokumentieren Sie alle Kommunikationsversuche.

Mieterverein oder Anwalt einschalten: Bei hartnäckiger Nichtzahlung empfiehlt sich die Unterstützung durch einen Mieterverein oder einen Fachanwalt für Mietrecht.

Gerichtliches Mahnverfahren: Als letztes Mittel kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden — kostengünstig und effektiv bei unstreitigen Ansprüchen.

Verjährung von Nachzahlungen nach dem Auszug

Nachzahlungsansprüche aus der Nebenkostenabrechnung verjähren nach 3 Jahren(§195 BGB). Die Verjährung beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist — also in der Regel am 31.12. des Jahres, in dem die Abrechnung zugestellt wurde.

Das bedeutet: Selbst wenn ein Mieter bereits ausgezogen ist, kann der Vermieter innerhalb der Verjährungsfrist noch nachfordern — sofern er die Abrechnung fristgerecht erstellt hat. Gleiches gilt umgekehrt für Guthaben: Ausgezogene Mieter können ihr Guthaben bis zu 3 Jahre nach Ende des Jahres der Abrechnung einfordern.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zur Nebenkostenabrechnung nach Auszug empfehlen wir die Konsultation eines Mietervereins oder Fachanwalts für Mietrecht.