Heizkosten- und Nebenkostenabrechnung — zwei Schreiben

Im Briefkasten landet ein Umschlag mit Techem, ista oder Brunata auf dem Briefkopf, Wochen später ein zweiter vom Vermieter oder der Hausverwaltung. Beide nennen Heizung, beide nennen einen Betrag. Die Frage ist nicht, welches Schreiben „wichtiger“ wirkt, sondern welches die Abrechnung über die Vorauszahlungen ist — und an welchem die Frist des § 556 Abs. 3 BGB hängt.

Warum oft zwei Schreiben kommen

Betriebskosten sind die laufenden Kosten des Grundstücks und des bestimmungsmäßigen Gebrauchs (§ 1 Abs. 1 BetrKV, gleichlautend § 556 Abs. 1 Satz 2 BGB). § 2 BetrKV stellt sie auf. Heizung und Warmwasser stehen dort in den Nummern 4 bis 6. Für die Verteilung dieser Kosten gilt daneben die Heizkostenverordnung: Sie erfasst zentrale Heizungs- und Warmwasseranlagen sowie die eigenständig gewerbliche Wärmelieferung (§ 1 Abs. 1 HeizkostenV) und geht abweichenden Vereinbarungen vor, außer in Gebäuden mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt (§ 2 HeizkostenV).

Der Gebäudeeigentümer muss den anteiligen Verbrauch erfassen und die Kosten nach den §§ 7 bis 9 HeizkostenV auf die Nutzer verteilen (§ 4 Abs. 1, § 6 Abs. 1 HeizkostenV). In der Praxis beauftragt er dafür einen Messdienst. Der Messdienst liest ab, verteilt und druckt ein eigenes Blatt. Die übrigen Arten — Grundsteuer, Wasser, Müll, Versicherung, Hauswart, Garten — liegen außerhalb der HeizkostenV. Über alle Vorauszahlungen für Betriebskosten rechnet der Vermieter jährlich ab (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Daraus werden zwei Dokumente: Anlage Heizung/Warmwasser plus Gesamtabrechnung.

Monatliche Verbrauchsinformationen nach § 6a HeizkostenV sind ein drittes Papier. Sie setzen fernablesbare Geräte voraus und lösen keine Nachforderung aus. Die Pflichten aus § 556 Abs. 3 BGB bleiben ausdrücklich unberührt (§ 6a Abs. 4 HeizkostenV).

Wie Heizung und Warmwasser innerhalb der Verordnung zu verteilen sind — 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch —, steht unter Heizkosten in der Nebenkostenabrechnung. Den Messdienstbeleg Position für Position nachrechnen erklärt Heizkostenabrechnung prüfen. Der Überblick über alle Arten und Fristen bleibt der Leitfaden zur Nebenkostenabrechnung.

Was in welches Dokument gehört

Stand: Oktober 2026 · Quelle: § 556 Abs. 3 BGB; § 1, § 2 BetrKV; § 1, § 2, § 4, § 6, § 6a, § 7 HeizkostenV; BGH VIII ZR 108/02, 27.11.2002; VIII ZR 107/08, 21.01.2009; gesetze-im-internet.de

Eine formell ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung entspricht § 259 BGB: geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben. Bei mehreren Wohnungen gehören dazu regelmäßig die Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel, die Berechnung des Mieteranteils und der Abzug der Vorauszahlungen (BGH VIII ZR 108/02, 27.11.2002). Der Messdienstbeleg deckt den Heiz- und Warmwasseranteil. Die Vorauszahlungen für das ganze Jahr und die kalten Betriebskosten stehen auf dem Blatt des Vermieters.

Wer Absender ist

Die Abrechnung über die Vorauszahlungen schuldet der Vermieter dem Mieter (§ 556 Abs. 3 Satz 1 und 2 BGB). Einwendungen gehen an denselben Adressaten (Satz 5). Belegeinsicht gewährt der Vermieter; er darf die Belege elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).

Die HeizkostenV spricht vom Gebäudeeigentümer. Ihm gleich steht, wer die Räume in eigenem Namen und für eigene Rechnung überlässt — typisch der Vermieter (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 HeizkostenV). Verbrauchserfassung und Verteilung bleiben seine Pflichten (§ 4, § 6). Den Messdienst beauftragt er; der Briefkopf des Dienstleisters ändert den Vertragspartner nicht. Daten aus fernablesbaren Geräten darf der Gebäudeeigentümer oder ein von ihm beauftragter Dritter nur für die Kostenverteilung nach § 6 und die Informationen nach § 6a verarbeiten (§ 6b HeizkostenV).

Beim Wohnungseigentum rechnet die Gemeinschaft gegenüber dem Eigentümer ab, der vermietende Eigentümer gegenüber seinem Mieter (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 HeizkostenV). Das Hausgeldblatt der WEG ersetzt die Betriebskostenabrechnung an den Mieter nicht.

Fehlt eine zentrale Anlage — etwa bei einer Gasetagenheizung —, greift die HeizkostenV für die Wärmeverteilung regelmäßig nicht (§ 1 Abs. 1 HeizkostenV). Dann kommt oft nur das Vermieterschreiben; das Gas läuft über den Liefervertrag des Mieters. Die Abgrenzung steht unter Gasetagenheizung in den Nebenkosten.

Welche Frist an welchem Schreiben hängt

Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 und 2 BGB). Endet der Zeitraum am 31. Dezember 2025, läuft die Frist bis zum 31. Dezember 2026. Nach Ablauf ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (Satz 3). Der Wortlaut sperrt die Nachforderung, nicht ein Guthaben des Mieters.

Die Frist wahrt nur der Zugang beim Mieter, nicht die Absendung. Bedient sich der Vermieter der Post, ist sie Erfüllungsgehilfe; Verzögerung und Verlust auf dem Postweg hat er nach § 278 Satz 1 BGB zu vertreten (BGH VIII ZR 107/08, 21.01.2009).

Der Vermieter ist zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB). Ob ein isoliertes Heizkostenblatt des Messdienstes diese Jahresabrechnung selbst ist — auch wenn es früher kommt als das Vermieterschreiben —, steht in § 556 Abs. 3 nicht. Die HeizkostenV ändert daran nichts: § 6a Abs. 4 lässt die Pflichten aus § 556 Abs. 3 unberührt. Ob eine verspätete Lieferung des Messdienstes ein vom Vermieter nicht zu vertretendes Hindernis im Sinne von Satz 3 ist, steht in § 556 Abs. 3 nicht; die Ausnahme steht im Gesetz, die Zuordnung zum Einzelfall nicht.

Einwendungen gegen die Abrechnung hat der Mieter dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitzuteilen (Satz 5). Danach sind sie ausgeschlossen, es sei denn, der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 6). Der Zugang einer formell unzureichenden Abrechnung setzt diese Einwendungsfrist nicht in Gang (BGH VIII ZR 27/10, 08.12.2010). Zum Nachteil des Mieters darf von Absatz 3 nicht abgewichen werden (§ 556 Abs. 5 BGB). Was bei verspäteter Abrechnung mit der Nachzahlung geschieht, steht unter Nebenkostenabrechnung zu spät.

Beispiel nach § 556 Abs. 3 Satz 2 und Satz 5 BGB. Der Abrechnungszeitraum muss nicht das Kalenderjahr sein; die zwölf Monate zählen vom jeweiligen Ende.

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