Mieter zahlt Nebenkosten-Nachzahlung nicht — was tun?

Die Abrechnung ist verschickt, die Zahlungsfrist verstrichen — und vom Mieter kommt nichts. Für Vermieter ist das ärgerlich, aber kein Grund für Schnellschüsse: Wer jetzt die Kaution anzapft, eine 40-€-Mahnpauschale ansetzt oder mit fristloser Kündigung droht, macht Fehler, die vor Gericht teuer werden. Dieser Ratgeber zeigt den rechtlich sauberen Weg — von der ersten Prüffrage über Mahnung und Verzugszinsen bis zum Mahnbescheid — und wo die Grenzen liegen. Die Gegenperspektive für zahlungswillige, aber klamme Mieter behandelt der Ratgeber Nebenkosten-Nachzahlung in Raten zahlen.

So gehen Sie vor — die 5 Schritte im Überblick

Schritt 1: Erst die eigene Abrechnung prüfen — sonst läuft jede Mahnung ins Leere

Bevor Sie Druck aufbauen, muss die Forderung selbst wasserdicht sein. Denn die Nachzahlung wird überhaupt nur fällig, wenn dem Mieter eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugegangen ist — fehlt eine der formellen Mindestangaben, existiert rechtlich noch keine durchsetzbare Forderung, und jede Mahnung geht ins Leere. Welche vier Mindestangaben das sind und wie sich formelle von inhaltlichen Fehlern unterscheiden, erklärt der Ratgeber Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung.

Alle Fristen im Detail — inklusive der Ausnahmen, wenn etwa der Grundsteuerbescheid auf sich warten lässt — bündelt der Ratgeber Fristen der Nebenkostenabrechnung.

Schritt 2: Fälligkeit und Verzug — der Unterschied, den viele Vermieter übersehen

Die Nachzahlung ist sofort mit Zugang der ordnungsgemäßen Abrechnung fällig (§ 271 BGB) — eine gesetzliche 30-Tage-Zahlungsfrist gibt es nicht. Die verbreiteten 30 Tage sind lediglich die dem Mieter zugestandene Prüf- und Zahlungsfrist. Fälligkeit bedeutet aber noch keinen Verzug — und erst der Verzug löst Zinsen und Kostenerstattung aus. In Verzug kommt der Mieter auf zwei Wegen:

Formulierungsvorschlag für den Verzugshinweis in der Abrechnung:

Schritt 3: Mahnung und Verzugszinsen — realistische Zahlen

Ab Verzug schuldet der Mieter Verzugszinsen von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Der Basiszinssatz liegt seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 % — der Verzugszins beträgt damit aktuell 6,52 % pro Jahr. Was das konkret bedeutet:

Stand: Juli 2026 · Quelle: § 288 Abs. 1 BGB (gesetze-im-internet.de); Basiszinssatz 1,52 % seit 01.07.2026 (Deutsche Bundesbank).

Die ehrliche Einordnung: Verzugszinsen sind bei typischen Nachzahlungsbeträgen kein Druckmittel — knapp 8 € nach drei Monaten schrecken niemanden. Ihr eigentlicher Hebel ist die Kostenfolge: Ab Verzug muss der Mieter auch die Kosten der weiteren Rechtsverfolgung tragen — Folgemahnungen, Mahnbescheid, gegebenenfalls Anwalt und Prozess. Genau das gehört in die Mahnung: eine letzte Frist (üblich sind 10 bis 14 Tage) und die klare Ankündigung des gerichtlichen Mahnverfahrens.

Was Vermieter NICHT verlangen dürfen — die häufigsten Fehler

Schritt 4: Der gerichtliche Mahnbescheid — Ablauf und Kosten

Bleibt die Mahnung erfolglos, ist das gerichtliche Mahnverfahren (§§ 688 ff. ZPO) der schnellste und günstigste Weg zum vollstreckbaren Titel. Der Antrag läuft über das zentrale Mahngericht Ihres Bundeslandes und lässt sich vollständig online stellen (www.online-mahnantrag.de) — ohne Anwalt. Das Gericht prüft die Forderung dabei nicht inhaltlich; es stellt den Mahnbescheid zu, und der Mieter kann innerhalb von zwei Wochen Widerspruch einlegen (§ 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO).

Stand: Juli 2026 · Quelle: § 34 GKG mit Anlage 2 (Gebührentabelle) und Anlage 1 Nr. 1100/1210 (gesetze-im-internet.de). Geht das Mahnverfahren in den Prozess über, wird die 0,5-Gebühr auf die Klagegebühr angerechnet. Die Kosten trägt bei berechtigter Forderung im Ergebnis der Mieter.

Kaution und Aufrechnung: der teuerste Irrtum

Der Griff zur Kaution liegt nahe — ist im laufenden Mietverhältnis aber gerade dann unzulässig, wenn der Mieter die Forderung bestreitet. Der BGH hat entschieden, dass der Vermieter die Kaution während des Mietverhältnisses nicht wegen streitiger Forderungen verwerten darf (BGH, Urteil vom 07.05.2014 – VIII ZR 234/13): Die Kaution ist treuhänderisch gebunden und getrennt vom eigenen Vermögen anzulegen (§ 551 Abs. 3 BGB); sie sichert den Vermieter für das Ende des Mietverhältnisses und darf vorher nur bei unstreitigen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen angegriffen werden. Selbst eine anderslautende Klausel im Mietvertrag ändert daran nichts — sie ist unwirksam.

Anders nach dem Auszug: Steht die letzte Abrechnung noch aus, dürfen Sie für eine zu erwartende Nachforderung einen angemessenen Teil der Kaution zurückbehalten (BGH VIII ZR 71/05) und nach der Abrechnung mit dem fälligen Saldo aufrechnen. Wie viel Einbehalt angemessen ist, zeigt der Ratgeber Kaution einbehalten.

Kündigung wegen offener Nachzahlung: wo die Grenze verläuft

Hier schätzen viele Vermieter die Rechtslage falsch ein. Die fristlose Kündigung nach § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB knüpft an rückständige Miete an — und dazu zählen die laufenden Nebenkosten-Vorauszahlungen, nicht aber der einmalige Nachzahlungssaldo aus der Jahresabrechnung. Der Saldo ist keine periodisch geschuldete Mietzinsrate: Er entsteht erst mit der Abrechnung und wird gesondert fällig (so ausdrücklich LG Dessau-Roßlau, Urteil vom 29.12.2016 – 5 S 141/16; der BGH hat die Frage bislang offengelassen). Praktisch heißt das: Allein wegen einer nicht gezahlten Nachforderung können Sie in aller Regel nicht fristlos kündigen — egal wie hoch sie ist.

Schuldet der Mieter dagegen die laufende Miete oder die monatlichen Vorauszahlungen, gelten die klassischen Kündigungsschwellen — die erklärt der Ratgeber Mietschulden und Kündigung.

Verjährung: drei Jahre — und was die Frist wirklich stoppt

Die Nachforderung verjährt in 3 Jahren (§ 195 BGB), beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem sie mit Zugang der Abrechnung entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB). Wichtig für die Strategie: Eine außergerichtliche Mahnung hat auf die Verjährung keinerlei Einfluss. Gehemmt wird sie erst durch Klage (§ 204 Abs. 1 Nr. 1 BGB) oder die Zustellung des Mahnbescheids (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB); ein Anerkenntnis oder eine Teilzahlung des Mieters lässt die 3 Jahre sogar komplett neu beginnen (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Die Details samt Abgrenzung zur 12-Monats-Ausschlussfrist stehen im Ratgeber Verjährung der Nebenkostenabrechnung.

Die oft bessere Alternative: Ratenzahlung anbieten

Kann der Mieter schlicht nicht zahlen, ist eine schriftliche Ratenvereinbarung meist wirtschaftlicher als jedes Verfahren: Sie bekommen planbare Zahlungen statt eines monatelangen Prozesses gegen einen zahlungsunfähigen Schuldner. Nebeneffekt für Sie: Jede Ratenzahlung wirkt als Anerkenntnis und lässt die Verjährung neu beginnen (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB) — die Forderung ist damit auch zeitlich gesichert. Halten Sie Betrag, Ratenhöhe und Fälligkeiten schriftlich fest und vereinbaren Sie, dass bei Verzug mit zwei Raten der Restbetrag sofort fällig wird.

Und damit sich das Problem nicht wiederholt: Nach einer Abrechnung mit Nachzahlung dürfen Sie die monatlichen Vorauszahlungen anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB) — wie das korrekt geht, zeigt der Ratgeber Vorauszahlung anpassen.

Häufige Fragen